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EXCEL : Retrouver une zone colorée dans un classeur

par Antoine Brouchet le 16 mai 2008

Rubrique : Bureautique

EXCEL : Retrouver une zone colorée dans un classeur, et naviguer de zone en zone à l’intérieur de chacune des cellules

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Configuration

JAWS toutes versions jusqu’à la version 8

EXCEL jusqu’à la version 2003

Le problème à résoudre...
Retrouver une zone colorée dans un classeur EXCEL est une façon pratique d’identifier rapidement quelles zones l’auteur du classeur a voulu mettre en valeur ; en règle générale, cette mise en forme permet souvent, dans les cellules comportant des données, de pointer sur des points remarquables, et il n’est pas rare devoir associés à de telles zones colorées des commentaires, qui permettent à l’auteur d’expliciter littéralement pourquoi la cellule possède une coloration.

Si retrouver un commentaire dans une cellule Excel n’est pas un problème avec JAWS (ctrl+maj+ù pour la liste des cellules possédant un commentaire, et alt+ctrl+ù pour lire un commentaire d’une cellule possédant un commentaire), il en va différemment pour trouver les cellules colorées, qui ne bénéficient pas de la même facilité d’accès. En particulier, impossible d’établir une liste des dites cellules colorées, ni possibilité de connaître par avance le type de motif qui leur est appliqué, par raccourci clavier.

A la fin de cet article, vous saurez retrouver facilement chaque cellule colorée, et naviguer entre chacune.

Préambule

Pour un utilisateur déficient visuel, il conviendra de respecter quelques règles simples pour retrouver les zones colorées, basées sur 2 principes d’accès :

* Le premier principe d’accès consiste à demander à l’auteur du document de respecter une règle de coloration sur les cellules de données, c’est-à-dire de remplir avec un motif la cellule, et de vous indiquer quel motif sera appliqué ; par motif, on entend le fait d’appliquer à l’arrière-plan de la cellule une couleur donnée, affectée ou non d’un motif plaqué sur cette couleur, alors que l’avant-plan de la cellule est dédié au contenu de la cellule. En pratique, demander à l’auteur du document Excel les coordonnées d’une cellule possédant le motif, et vérifier avec la combinaison ins+5 de JAWS l’indication de la couleur sous le curseur (JAWS indique d’abord l’avant-plan, puis l’arrière-plan). Pas besoin d’une liste exhaustive des cellules, une seule cellule suffit (sinon cet article ne servirait à rien !).

* Le second principe d’accès consiste à bien connaître la liste des raccourcis JAWS pour EXCEL, qui vont permettre en particulier d’identifier des zones de sélection de cellules, ainsi que de spécifier des contenus à atteindre ou à identifier. En d’autres termes, il vous faudra utiliser la combinaison ins+h, et naviguer entre les différentes combinaisons de touches pour comprendre leur fonction, et retenir leur raccourci. Nous verrons plus loin comment utiliser les fonctions d’identification de cellules dans une région donnée (celle qui nous intéresse ici). Ces 2 principes posés, il ne reste plus qu’à détailler le mode opératoire pour l’accès à ces cellules colorées.

Mode opératoire d’accès aux cellules colorées

Nous utiliserons pour atteindre les cellules colorées d’une feuille donnée trois fonctions proposées par EXCEL :

* La fonction Recherche : cette boite de dialogue permet en effet de spécifier un critère de recherche sur un format de cellule, et même sur un format de cellule en cours ; c’est le point d’entrée pour accéder aux zones de formatage de cellules à rechercher,

* La fonction d’édition Refaire dernière Action (ctrl+Y) : cette fonction va permettre une fois trouvée la première cellule colorée répondant aux critères de recherche, de renouveler la recherche suivante.

* La fonction de lecture des colonnes en mode MSAA : cette fonction sera utilisée pour lire les résultats lorsque l’utilisateur aura validé le bouton « Rechercher Tout », et obtenir ainsi une zone de liste comportant l’ensemble des résultats répondant aux critères. Accessoirement, c’est dans cette liste qu’on pourra également naviguer de cellule en cellule, avec une facilité très remarquable...

Il ne reste plus qu’à expliciter les enchainements.

Ouvrir la boite de dialogue Recherche (On suppose dans la suite de cet article que vous disposez des coordonnées ligne/colonne d’une cellule témoin colorée) Accessible par combinaison de touche ctrl+F). Par défaut, le curseur se positionne dans la liste déroulante d’édition, tabuler jusqu’à trouver le bouton « Options>> » ; une fois activé, une deuxième boite de dialogue s’ouvre, et il faudra tabuler jusqu’au bouton « Format », pour définir les options de recherche sur le format de la cellule colorée.

Dans la boite de dialogue Format, comment atteindre l’arrière-plan, et définir une couleur de recherche ? Dès que vous aurez activé le bouton « Format » cité dans le paragraphe précédent, vous reconnaitrez immédiatement la boite de dialogue Format Cellule du menu standard d’Excel. Dès lors, il suffit de tabuler une fois pour atteindre la liste déroulante couleur de l’onglet « Motif », utiliser les flèches directionnelles pour choisir la couleur dans la palette, valider pour sélectionner la couleur de l’arrière-plan,. Une autre tabulation permet d’assigner un motif à la cellule, si l’on souhaite affiner le critère. Il est important de noter que ce dernier critère n’implique pas de ET conditionnel ; autrement dit, tout motif coloré spécifié en premier choix de critère sera toujours trouvé, quel qu’en soit le type de motif. Quand le réglage du choix du motif est terminé, tabuler jusqu’à OK. La boite de dialogue Rechercher réapparait : c’est le moment de visualiser les résultats.

Comment affiche-t-on les résultats ?

2 méthodes permettent l’affichage des résultats. Un affichage unitaire, cellule après cellule, et un affichage de groupe, accessible via le bouton Afficher Tout. Passons les en revue chacun.

Pour l’affichage unitaire, cellule après cellule : tabuler jusqu’à trouver le bouton Suivant, et effectuer l’opération deux fois (autrement dit : tabuler de sorte que vous ayez activé 2 fois le bouton Suivant). Fermer la boite de dialogue Rechercher, et positionner dans la feuille votre curseur avec la combinaison control+origine au début du document. Pour trouver chaque occurrence répondant aux critères de formatage, il ne suffit plus qu’à répéter la dernière action, soit control+Y, ce qui va vous placer sur chaque cellule suivante. Vérifier avec ins+F le format de la cellule active, et ins+5 du pavé alphanumérique que le fond de la cellule est identique à la cellule témoin.

Pour l’affichage de groupe des résultats, dans la boite de dialogue Rechercher, tabuler jusqu’à trouver le bouton « Rechercher Tout », et barre d’espace pour l’activer. La boite de dialogue Rechercher reste ouverte, et les résultats figurent dans une zone de liste accessible MSAA. Donc, il vous faudra tabuler jusqu’à entendre JAWS annoncer liste (JAWS 6.20) ou « Vue de liste » (JAWS 7.10) pour prendre connaissance des coordonnées complètes des cellules répondant aux critères.

Si l’on fait un focus sur cette liste, elle se révèle précieuse : en effet, elle est accessible grâce aux fonctions de lecture d’édition avancée MSAA, fonction qui permet de lire les valeurs d’une liste, quand l’information est présentée, comme c’est donc le cas pour notre exemple, en colonne. En pratique : la liste de résultats présente donc les colonnes (dans cet ordre) :

* classeur (colonne 1),

* feuille(colonne 2),

* Nom de la cellule (colonne 3),

* Cellule (coordonnées de la cellule) pour la colonne 4,

* valeur (colonne 5),

* et formule (colonne 6).

En pratique toujours, pour lire un résultat de façon efficace, il faut se positionner sur l’un des résultats de la liste, puis utiliser les combinaisons de touche ins+control+1 à6, sur le pavé alphanumérique, et avoir sous les doigts l’information relative à chaque cellule. Pour mieux illustrer le propos, si je souhaite connaître les coordonnées de la première cellule répondant au critère de formatage : la combinaison de touche ins+control+4 me fournit les coordonnées ligne/colonne, ins+control+6 l’intitulé complet de la formule à l’intérieur de cette cellule. Pour finir, si l’on souhaite atteindre ladite cellule

Les utilisateurs braillistes apprécieront de retrouver une information nette, avec l’utilisation du mode « Synthèse de la parole », qui permet de détacher chaque élément MSAA en autant de panneaux tactiles utilisables individuellement.

Peut-on effectuer une recherche de format sur la cellule courante ?

Pas directement, et la manœuvre est plus délicate, car il vous faudra connaître l’utilisation des jointures de curseur (ici : JAWS à PC). Il est possible de chercher des zones colorées correspondant exactement à la mise en forme de la cellule courante. Les étapes ci-dessous dans cet ordre pour parvenir à nos fins :

Étape 1 : ouvrir la boite de dialogue Rechercher d’EXCEL (control+F), tabuler sur le bouton Options, et l’activer avec Entrée

Étape 2 : dans la boite de dialogue Options, tabulez jusqu’à trouver le bouton Format ; activer le bouton par Entrée

Étape 3 : par tabulations successives, trouver le bouton dénommé « Choisir le format à partir de la cellule », et valider avec Entrée. La boite de dialogue disparaît, et le curseur actif prend la forme d’une pipette : EXCEL attend que l’utilisateur clique avec la souris sur la cellule dont on copiera le format, avec activation de la copie format avec clic gauche, directement dans la cellule.

Étape 4 : avec les flèches directionnelles du clavier, atteindre la cellule témoin, vérifier avec ins+F (le format de la cellule), et ins+5 alphanumérique (la couleur du fond), puis joindre le curseur JAWS (autrement dit la souris) au curseur PC (ici : la cellule EXCEL), avec ins+moins du pavé numérique, puis cliquer gauche avec barre oblique du pavé numérique. Le curseur reprend sa forme normale, et le curseur pipette a copié le format complet de la cellule dans la boite de dialogue Rechercher d’EXCEL. Dès le clic gauche, retour à la boite de dialogue Rechercher d’EXCEL, pour terminer le travail, c’est-à-dire afficher les résultats.

Étape 5 : afficher les résultats avec cette méthode est strictement identique qu’avec la méthode précédente. Autrement dit, je vous renvoie à la lecture de la question « comment affiche-t-on les résultats » dans la boite de dialogue Rechercher !

Remarque : Cette méthode n’est pas optimale, bien qu’elle fonctionne, car elle souffre des limitations suivantes : * une telle option de recherche est strictement conditionnelle. En d’autres termes, si l’une des conditions n’est pas remplie, aucune cellule de résultat ne sera trouvée. * L’ergonomie par ailleurs pour trouver la cellule témoin n’est pas ébouriffante, car il faut en passer par la jointure du curseur JAWS au curseur PC, lorsque EXCEL attend que l’utilisateur positionne sa souris sur la cellule témoin, et clique gauche. C’est faisable, mais nécessite tout du moins un certain entrainement.

En manière de conclusion...

Identifier des cellules colorées dans EXCEL est une fonction d’usage qui est loin d’être anecdotique, quand on manipule des tableaux de données. Cette fonction sert bien souvent à pointer sur tel aspect remarquable de la cellule, et se rencontre notamment fréquemment dans les documents amenés à partage. Un utilisateur amende le classeur avec cette fonction, et permet ainsi de porter son attention aux points essentiels. Les techniques exposées ci-dessus permettent de rendre accessible cette partie remarquable / essentielle d’un document de travail, tout autant qu’elles permettent de le faire de façon économe en énergie. Cela démontre également que l’avenir est fait d’espoir : en effet, Il, n’en reste pas moins que JAWS (jusqu’à la version 8 tout du moins), ne sait pas simuler de choix de recherche colorimétrique, et que, dès lors, on est encore liés à des yeux bienveillants pour indiquer au déficient visuel quoi chercher. En particulier, il n’est pas possible de spécifier en critère de recherche un motif de couleur du type « fond non coloré » ou fond coloré conditionnel, ce qui serait un moyen puissant, de chercher un fond sans en connaître la coloration préalablement. Il est aussi permis de penser que l’utilisation de liste de résultats MSAA soit une voie d’avenir pour d’un coup de doigt, faire un tri efficace des cellules affichées, par type de contenu, au sein d’une boite de dialogue de résultats spécifique...



Antoine Brouchet