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Insertion de liens et de signets avec Word

par Rémy Bertrand le 24 juin 2002

Rubrique : Bureautique

A quoi sert un signet ou un lien hypertexte ?

Ils ont un peu la même fonction : permettre d’aller directement à un endroit donné dans un ou plusieurs documents.

Les signets sont plus adaptés pour un document unique : vous insérez des signets aux endroits que vous souhaitez repérer (tête de chapitre, paragraphe, phrase ou autre) vous leur donnez un nom. Il vous suffit de rechercher le signet pour revenir sur l’emplacement voulu.

Le lien hypertexte va être placé à un endroit donné et permettra en validant dessus d’aller directement à l’emplacement qu’il désigne

Exemple, vous avez un dossier rempli de fichier d’informations techniques sur l’informatique, vous allez créer des liens vous permettant d’ouvrir chaque fichier, vous créer un fichier contenant tous les liens ; quand vous voulez retrouver comment on tri les messages dans Outlook, vous validez le lien "Tri messages Outlook" et le fichier est ouvert sans que vous ayez à le chercher.

SIGNETS

Pour insérer des signets au début de chapitres ou de paragraphe : Se placer au début du chapitre ou du paragraphe ou de tout autre endroit que vous voulez repérer. Sélectionnez ce que vous voudrez retenir comme nom de signet (chapitre 1 ou le titre) ATTENTION LE NOM DU SIGNET DOIT COMMENCER PAR UNE LETTRE ET NE PAS COMPORTER D’ESPACE.

Ctrl C pour copier ; Alt I menu insertion puis G pour signet Vous collez ce que vous avez copié Ctrl V, Puis entrée car le bouton ajouter est sélectionné. Le signet est en place. Même opération tant qu’il y a des chapitres ou autres points à repérer.

SUPPRIMER ATTEINDRE

Si vous voulez supprimer ou atteindre un signet : Alt I puis G, une fois Tab vous êtes dans la liste des signets, avec flèche haut et bas vous vous placez sur celui que vous cherchez pour aller sur le bouton Supprimer Alt S Alt T pour Atteindre puis Entré, le bouton fermer est sélectionné par défaut.

Vous pouvez mettre un signet au milieu d’un texte qui vous permettra d’atteindre directement une citation ou un passage qui vous intéresse ; cela ne modifiera en rien votre texte.

Pour ce qui est des signets : quand on est dans la fenêtre Signet il y a :
- une ligne d’édition pour inscrire le nom d’un nouveau signet
- une fenêtre contenant la liste des signets du document actif
- deux boutons radio pour choisir le tri par nom ou par emplacement dans le texte
- une case à cocher pour afficher ou non les signets cachés
- trois boutons : Ajouter, Supprimer, Atteindre qu’on peut activer directement par les touches : Alt A, Alt S, Alt T.
- Enfin il y a le bouton annuler ou fermer selon les circonstances

LIENS

Il y a deux façons de créer un lien hypertexte 1- Coller comme lien Hypertexte. 2- Insérer un lien Hypertexte.

1°-coller un lien : Vous vous placez à l’endroit où doit envoyer le lien, vous sélectionnez ce qui doit constituer le titre du lien puis vous copiez Ctrl C Ensuite vous allez vous placer à l’endroit où doit être le lien : Menu Edition Alt E puis Y (Word 2000) X (Word XP) pour " coller comme lien hypertexte".

2°- Pour insérer un lien : Il est nécessaire de placer des signets à l’endroit qu’on souhaite atteindre sauf si Word a créé un style de chapitre, ce qui est le cas dans un document avec des chapitres bien marqués.

Dans Word XP la boite de dialogue " insérer un lien Hypertexte " est un peu différente, si cela pose un problème, je vous donnerais les modifications.

Vous vous placez à l’endroit où vous voulez que vos liens se trouvent, Vous tapez Ctrl K, vous ouvrez une boite de dialogue : Si vous placez vos liens dans le même document vous allez directement sur le bouton "Signets" Alt S ou Alt G dans Word XP ; une nouvelle fenêtre où vous allez sur arborescence Alt L, Vous trouvez trois éléments : Haut du document ; Titres ; Signets Si Jaws annonce " Titre Fermé " faites flèche droite et vérifiez s’il affiche les tètes de chapitre ce qui rend inutile l’insertion de signets. Sinon vous descendez sur Signets qui doit être annoncé " signets fermés ", vous l’ouvrez et vous devez retrouver les signets que vous avez insérés. Dans les deux cas la procédure est la même. Placez-vous sur le premier titre ou le premier signet OK se sélectionne par défaut, faite entrée, vous revenez à la première fenêtre, Tab pour OK puis validez ; votre lien est en place. Pour faire une table vous passez à la ligne suivante ; Ctrl K, Alt S ; arborescence, deuxième titre ou signet, OK ; OK et ainsi de suite. N’oubliez pas que pour activer un lien, il faut être dessus, ni devant, ni derrière mais dessus

EXEMPLES

Les liens se trouvent à une place définie, les signets eux sont accessible de n’importe quel endroit du document et sont invisibles ; cela peut justifier votre choix

Vous voulez créer une table des matières : Vous pouvez le faire avec les liens. Vous pouvez insérer des signets correspondants à chaque tète de chapitre ou de paragraphe Création d’un INDEX DE FICHIERS.

Vous voulez créer un répertoire de tous les fichiers et textes par exemple sur l’aide en informatique : Vous créé un fichier qui s’appellera " trucs info " Vous ouvrez le fichier que vous voulez appeler, vous sélectionnez le titre, vous copiez Ctrl C ; Alt N pour le menu fenêtre, flèche haut pour aller sur votre fichier trucs info , vous validez Et vous collez comme lien hypertexte à l’endroit qui vous convient.

Vous pouvez faire de même avec tous vos fichiers de documentation, vous pouvez même créer des liens avec des paragraphes de fichier. Quand vous avez finit avec un fichier n’oubliez pas la commande Ctrl F4 pour fermer le fichier, sinon vous allez vous retrouver avec une liste de fichiers ouverts.

On peut faire la même chose avec la commande Ctrl K, c’est nettement plus long pour un aveugle. Je suis prêt à donner de plus amples informations si vous le souhaitez.



Rémy Bertrand