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L’AIDE DANS MICROSOFT OFFICE.

par Rémy Bertrand le 1er novembre 2003

Rubrique : Bureautique

INTRODUCTION.

Assez souvent, j’ai remarqué que des questions posées sur les listes concernant les applications Microsoft Office, pouvaient assez facilement trouver une réponse dans les aides desdites applications. - Je vais essayer de vous montrer qu’elles sont plutôt faciles d’utilisation, contrairement à l’aide de Windows.

Je pars de la version 2000 et XP. Pour obtenir l’aide taper F1. Tout d’abord il faut agrandir la fenêtre : Alt+ Espace puis A.

DESCRIPTION.

La fenêtre se présente en trois parties principales :
- Barre de titre ; quelques boutons qui ne présentent pas un grand intérêt ; vous en avez la liste en tapant Alt+O.
- Une partie gauche dans laquelle se trouvent des onglets. En dessous une fenêtre où sont affichées les rubriques et entre les deux divers éléments selon l’onglet qui est actif.
- Dans la partie droite une fenêtre dans laquelle s’affiche le texte de la rubrique sélectionnée.
- Pour passer de gauche à droite et vice-versa : F6.

UTILISATION.

- Dans ma configuration, lorsque je tape F1 l’aide s’ouvre et Jaws lit le texte sur l’aide de Word. Taper F6. On se retrouve côté onglets et rubriques. Il y a trois onglets. On peut y accéder soit par Ctrl Tab soit par les raccourcis :

-  SOMMAIRE : Alt S.
-  AIDE INTUITIVE : Alt A.
-  INDEX : Alt I.

-  L’onglet SOMMAIRE est une arborescence avec une liste de dossiers qu’on ouvre avec flèche droite et dans lesquels il y a des sous dossiers ou des rubriques. Lorsqu’on a trouvé la rubrique qui semble convenir, On valide, puis on tape F6 et on a le texte. J’ai cherché la conversion d’un tableau en texte : il faut aller sur le dossier « Création et personnalisation d’un tableau », ouvrir, descendre jusqu’à « Tâches avancées et résolution des problèmes » ; ouvrir la première rubrique qui est "Conversion d’un tableau en texte." Cela peut finir par être fastidieux de passer 10 minutes à chercher la bonne rubrique.

-  L’onglet AIDE INTUITIVE ouvre une petite fenêtre d’édition dans laquelle on tape sa question : par exemple "comment convertir un tableau en texte" taper entrer. Deux fois tab, on se retrouve dans la liste des rubriques, qui n’ont parfois qu’un rapport très lointain avec la question mais là, la première sera la bonne. Valider puis F6. Certaines versions de Jaws ne lisent pas la totalité des titres des rubriques et il faut recourir au raccourci Insert + 8 pour avoir tout le texte. L’avantage de cette aide c’est qu’on peut partir d’une question un peu vague, on arrive presque toujours à trouver son bonheur dans la liste des rubriques, qui est parfois assez longue.

-  L’onglet INDEX me semble d’une utilisation un peu compliquée, surtout pour nous. Il y a une petite fenêtre d’édition dans laquelle on tape un ou plusieurs mots clé on valide le bouton rechercher. Puis il faut taper Alt B pour aller sur la liste des rubriques, valider si on trouve la bonne et F6. J’ai essayé à nouveau : conversion tableau et j’ai fini par trouver la rubrique, sur une liste de 139.

RESULTATS.

Le texte contenu dans la fenêtre de droite contient presque toujours des liens qui permettent soit d’aller vers une autre page, soit de développer une explication.

- Il n’y a pas de diférence notable dans XP.

- Avec un petit peu d’entraînement, je pense que l’aide peu rendre de bons services à beaucoup d’entre nous, car elle est plutôt bien faite et parfois les choses sont très bien expliquées.



Rémy Bertrand