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Mode révision de Word

le 20 August 2007

Rubrique : Bureautique

Le mode révision de Word

Antoine Brouchet

Le mode révision de Word permet à un lecteur d’annoter un document sous la forme de note inscrite directement dans le doc original à réviser. La particularité du mode révision est que le document original demeure en l’état (forme et fond donc), et que toute modification par le lecteur réviseur va être marquée à l’intérieur de ce document.

La forme de cette révision revêt, en pratique, une couleur et une forme de police spécifique au lecteur réviseur, et le plus important est que le document original va être conservé, avec les marques de révision inscrites par le lecteur réviseur.

Les 2 principales formes de révision sont : l’annotation directe dans le texte (le texte est retravaillé, et s’accole au texte original), et les commentaires (au point d’insertion dans le document original, le lecteur réviseur inscrit un commentaire). La différence entre les 2 est simple : l’annotation directe dans le texte modifie directement le texte, alors que le commentaire n’affecte pas la forme du document original, mais complémente l’idée du texte de base.

Comment rentre-ton dans le mode révision de Word ? Par le menu Outils, option suivi des modifications. Le suivi des modifications s’active dès qu’est validée la touche entrée (avec Jaws, il faut vérifier en ouvrant de nouveau le menu outils, puis aller jusqu’à suivi des modifications : JAWS annonce « suivi des modifications coché »). A partir de l’activation du suivi des modifications, le document passe en mode surfrappe, et toute action est inscrite à l’écran, sou forme de marque de révision (insertion, suppression de texte).

Comment sort-on de ce mode révisé ? En décochant le suivi des modifications, dans un premier temps. Si le document en cours de lecture est révisé, il faudra acquitter les modifications, c’est-à-dire les accepter ou pas, annotation directe ou comentaires. La barre d’outils Révision permet d’atteindre chaque commentaire par le bouton suivant/précédent, et les boutons adjacents de la barre d’outils permettent d’activer les fonctions accepter/refuser sans difficulté particulière.

Peut-on lire aisément les zones d’annotation directe ou de comentaires d’un document révisé avec JAWS ? ? Pour les annotations directes, il faut utiliser la fonction d’impression des commentaires du menu impression, qui permet de savoir quelle action a été effectuée sur le document de base. En pratique, l’impression sur une imprimante virtuelle générant un fichier PDF est la meilleure : le fichier imprimé fournit toutes les marques de révision de tous le lecteurs réviseurs pour le document révisé. On peut noter que pour retrouver la zone de l’annotation directe dans le texte original, une solution consiste à utiliser la fonction rechercher de Word, pour retrouver précisément la zone d’insertion et de suppressiondans le doc original.

Pour les comentaires, la solution précédente marche aussi, mais mal. En effet, on ne sait pas dans le fichier des comentaires à quoi s’applique le commentaire dans le document original. Mais une solution existe. Elle fait l’objet de l’article suivant !

technique de lecture avec JAWS

Après avoir expliqué l’intérêt du mode révision de Word, et les principaux modes d’accès à ce mode avec les menus et barre d’outil Révision, puis après avoir décrit comment il était possible d’associer les commentaires aux zones faisant l’objet de commentaires d’un document révisé, et accéder à l’ensemble des modifications apportées à un document (comentaires compris donc) cet article propose une autre technique d’accès aux zones commentaires de façon simplifiée. On rappelle en effet que la documentation de JAWS est à cet égard liminaire, et se limite à fournir des combinaisons de touches, sans proposer de procédures d’usage, dans le quotidien.

A l’issue de cet article, vous saurez lire n’importe quel commentaire, ainsi que les zones ayant fait l’objet desdits comentaires. Par rapport à l’article précédent, cette technique est simplifiée, en ce sens que l’on ne fait que lire les commentaires et leur zone dans le texte original, mais qu’on n’aura pas l’ensemble des modifications ayant eu lieu sur le document original.

C’est parti !

A partir du document comportant des commentaires, Il convient tout d’abord d’indiquer à Word que l’on souhaite naviguer de commentaire en comentaire. Activer la touche CTRL+B ou le raccourci F5 pour ouvrir la boite de dialogue Atteindre . Par défaut, le curseur PC se trouve dans la zone d’édition relative à la Page du document ; il faut donc tabuler arrière pour atteindre la zone de liste déroulante ; avecc les flèches directionnelles, trouver « commentaires », puis tabuler autant de fois que nécessaire, pour atteindre le bouton «suivant». Pour fermer la boite de dialogue, tabuler jusqu’à «fermer».

Vérifions maintenant que l’opération à correctement fonctionné : placer le curseur PC en début de document (combinaison ctrl+origine) ; puis activer la recherche du prochain commentaire : combinaison de touche ctrl+page suiv. Jaws annonce « commentaire suivan ». Pour le commentaire précédent, activer ctrl+page précédente, et JAWS annonce é »commentaire précédent ». Autrement dit : à chaque frappe de ces touches de navigation (ctrl + page suivante ou précédente), le focus du curseur PC se positionne automatiquement sur la zone commentée.

Le reste est un jeu d’enfant : il nous reste à lire la zone commentée, puis à lire le commentaire lui-même, pour chaque commentaire du document.

Pour savoir quelle zone fait l’objet du commentaire : activer la combinaisonde touche INS+Tabulation. JAWS lit automatiquement la zone surlignée par le relecteur, à défaut, il lit la phrase où se trouve le commentaire en question.

Pour vérifier que l’on a bien affaire à un commentaire, sur une plage tactile, le commentaire est placé entre crochet, avec une lettre suivi du numéro de commentaire. Attention, l’accès à cette zone entre crochet est mal aisée (sur ma plage, par exemple, je vois avant ou après le crochet, mais impossible d’atteindre la lettre ou le numéro entre les crochets).

Pour lire le commentaire attaché à la zone du document : activer la combinaison alt+maj+ù, qui lit le commentaire sous le curseur.

Ainsi, grâce au positionnement obtenu avec la boite de dialogue Atteindre Commentaire, il suffit d’utiliser ins+tab, pour lire la zone, puis alt+maj+ù pour lire automatiquement le commentaire.

Il ne reste plus après lecture des commentaires, qu’à revenir à la boite de dialogue Atteindre, puis de sélectionner « Page » dans la liste déroulante, valider sur fermer, pour retrouver le fonctionnement habituel de la combinaison de touches ctrl+page suivante ou précédente, et naviguer de page en page.