Création d’un publipostage avec Word
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Création d’un publipostage avec Word
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Mode opératoire Créer un publipostage Auteur : Raphaël POITEVIN raphaelpoitevin@libertysurf.fr
Ce document s’appuie sur la version de word 2002, les indications seront peut-être différentes sur d’autres versions. Je vais tenter de vous expliquer comment effectuer un publipostage dans microsoft Word. Ici, nous considérerons que la base de données n’est pas créée. Note : les touches de directions seront notées flg (flèche gauche), fld (flèche droite), flh (flèche haute) et flb (flèche basse).
Pour débuter, il faut tout d’abord aller dans le menu outil alt+o, et descendre sur "lettres et publipostage, faire flèche vers la droite (fld) pour ouvrir le sous-menu. Ensuite, Jaws dit, "assistant de fusion et publipostage", appuyer sur entrée. La fenêtre de l’assistant s’ouvre.
Avec flh ou flb, on peut choisir de créer une lettre, un courrier électronique, des enveloppes, des étiquettes ou des répertoires. Nous créerons une lettre pour le cas présent.
Faire tab et entrée sur suivant. Ensuite il demande un modèle de présentation de lettre. On peut choisir de créer une lettre sur le modèle du document actuel, d’un document existant ou d’un modèle préparé. Pour l’explication, nous choisirons document actuel. Faire tab et entrée sur sélection des destinataires. Ici, nous allons créer notre base de données. Choisir donc "saisie d’une nouvelle liste" avec flb ou flh. Faire tab 2 fois puis entrée. La boîte de dialogue où l’on peut entrer ses données s’ouvre.
Entrez les coordonnées correspondantes aux champs. Il es possible d’en supprimer en faisant personnaliser, cela permet ainsi d’alléger le tableau à remplir. Entrez votre première adresse, et faites "nouvelle adresse" pour taper la seconde ainsi de suite. Lorsque c’est terminé, aller sur le bouton fermer et valider. Il demande d’enregistrer la source, il faut lui donner un nom cohérent et être sur de son emplacement, valider. Après, il va ouvrir la base de données, il demande dans une liste les adresses à sélectionner, elles le sont toutes, on peut en ignorer en faisant espace dessus et en les sélectionnant avec flb flh. Ensuite, on se retrouve à nouveau dans l’assistant, faire échap.
Aller, on a presque fini ! Il faut taper la lettre maintenant ! A moins que, votre secrétaire adjoint l’ai fait à votre place ! Dans ce cas, il aurait fallu au préalable, se placer dans le document concerné avant d’ouvrir l’assistant ! Bon enfin, bref, on va considérer que la lettre n’est pas tapée. On tape la lettre. Ah, ma lettre commence par monsieur, madame ou mademoiselle ? Je ne sais pas, ça dépend à qui je l’adresse. Et bien, au lieu de ce poser la question, on va insérer un champ de fusion à l’endroit voulu. Se placer à l’endroit désiré, faire alt, puis ctrl+maj+tab. Jaws dit : "préparation du document principal", si tout se passe bien. Faire tab jusqu’à "insérer les champs de fusion. Ensuite, valider. Choisir avec flb son champ : titre, prénom, nom etc. Valider. Faire échap. Zut, j’ai mis un champ de fusion titre, ça m’affiche "titre" dans mon document ! Si si, c’est normal, patience, ce n’est pas fini ! Continuer la rédaction de la lettre, même si il fait chaud et qu’on a envie d’aller se faire bronzer sur la pelouse. Le patron ne l’entend pas de cette oreille. À chaque fois que vous voulez insérer un monsieur, madame, ou madame Anne Martin, vous insérerez le champ correspondant.
Enfin c’est fini ! On va pouvoir imprimer nos lettres ou les mettre dans un fichier. Pour illustrer, on va fusionner vers un fichier. Faire alt, ctrl+maj+tab, puis maj+tab jusqu’à "fusionner vers un document, puis valider. Au miracle ! J’ai un document "lettre1" qui s’ouvre ! Et dedans, j’ai bien, "madame Martin bonjour …", et sur l’autre page, j’ai un autre nom qui correspond à ma base de données et c’est bien écrit "monsieur" ! voilà, c’est fini !