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Créer un modèle de lettre

par Rémy Bertrand le 29 octobre 2006

Rubrique : Bureautique

CRÉER UN MODÈLE DE LETTRE

Une bonne partie des lettres ou des documents que nous écrivons, contiennent un certains nombres d’informations qui sont toujours les mêmes. A chaque fois nous devons recommencer la mise en forme, la présentation et taper les mêmes données.
C’est pour cela qu’il peut être utile de créer un modèle qui contiendra toutes ces données constantes. Ainsi nous n’avons plus à répéter les mêmes choses, il suffit d’appeler le modèle. Le travail est fait une fois pour toutes.

Celui que je propose est conçu pour l’utilisation d’enveloppe à fenêtre.

EXÉCUTION

Je pars des réglages suivants dans Word :
Police Times new Roman ou Arial, taille 12, toutes les marges à 2.54cm, alignement à gauche, (réglages de Word par défaut).

ENREGISTRER

Cela semble une bonne chose d’enregistrer tout de suite ce document ; vous le faites en tapant Ctrl+ S, en donnant un nom court si possible. Dans « Type de fichier », vous validez sur « Modèles de documents *.d o t », vous validez sur « enregistrer ».

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EN-TÊTE ET DATE :

Tapez le prénom et le nom.
Vous tapez 6 ou 7 tabulations, jaws vous annonce 13.7 cm à peu près.
En minuscule tapez « le : 30 septembre 2000 » afin de vous assurer que 2000 est bien sur la même ligne, vérification faite vous effacez la date en laissant « le : et un espace ».
A la ligne vous tapez l’adresse,
à la ligne code postal et ville.
en dessous vous pouvez ajouter téléphone, fax, mobile, E-mail.

ADRESSE DU DESTINATAIRE

Quand vous avez acheté vos enveloppes à fenêtre il vous faut les mesures suivantes :
Bord supérieur de l’enveloppe au bord supérieur de la fenêtre.
Bord gauche de l’enveloppe au bord gauche de la fenêtre.
Bord droit de l’enveloppe au bord droit de la fenêtre.
Hauteur de la fenêtre.

Il y a bien des dimensions, aussi je pars d’une dimension moyenne
Gauche 10,5cm ;
haut 5cm ;
droite 2cm.

Partez de l’idée qu’une ligne en Times New Roman ou en Arial 12, fait pratiquement 4,4mm, d’où dix lignes = 4,4cm.
Je vais faire un règlage qui placera le curseur à environ 5mm du haut de la fenêtre pour laisser un peu d’espace et il sera centré au milieu de celle-ci.
Donc mon curseur sera à 5,5cm du haut de la feuille, comme la marge fait 2,5cm il sera à 3cm de la marge supérieure. Cela représente 7 lignes.

De toutes façon, quelque soit la police de caractère que vous utiliserez, la commande Alt + supprime vous donne les coordonnées du curseur par rapport au bord gauche de la page et au bord supérieur. Vous ferez donc en sorte d’amener le curseur à environ 5 mm du bord supérieur de la fenêtre , et vous ajouterezz une ligne supplémentaire qui vous sera utile à la fin des opérations.

Dans les deux cas, vous faites flèche haut pour revenir à la ligne précédente qui dans l’exemple sera la ligne 7 depuis la marge : en effet nous allons effectuer plusieurs réglages sur cette ligne et une fois ces réglages terminés, il suffira de faire flèche bas pour revenir aux réglages de base.

Ouvrez le menu format, Alt+T,
validez Paragraphe, une boîte de dialogue s’ouvre avec différentes options.
La première « Alignement » est sur gauche par défaut, vous faites flèche bas sur Centré.
Tapez Tab deux fois, vous êtes dans le cadre « Retrait » sur gauche et Jaws annonce « 0cm » ; nous avons dit que le bord gauche était à 10,5cm, la marge est de 2,5cm, il nous faut donc ajouter 8cm plus 5mm pour sécurité, vous ajoutez donc 8,5cm, pour cela vous faites flèche haut jusqu’à ce nombre.
Une fois Tab, c’est le retrait droit : dans notre cas le bord droit est à deux cm plus cinq mm de sécurité, la marge droite étant à 2,5cm nous ne ferons rien.
Par contre si vous devez réduire la marge de droite, vous faites un retrait négatif avec flèche bas jusqu’au nombre que vous souhaitez, par exemple, moins 0,5cm si vous voulez ramener la marge à 2cm.
Vous validez OK. Votre curseur se trouve au trois quart droit de votre page.

CORPS DU DOCUMENT

Vous descendez avec flèche bas et le curseur se retrouve en ligne huit, complètement à gauche.

A partir de là vous pouvez faire les réglages concernant votre lettre proprement dite, par exemple le retrait de première ligne qui fait que chaque fois que vous taperez Entrée, le curseur passera à la ligne avec une tabulation, ce qui est plus esthétique.
Pour cela vous allez dans la boîte de dialogue « Paragraphe » et vous faites quatre fois Tab vous avez une boîte à liste déroulante, flèche bas et validez sur « positif » ;
une fois Tab, vous donne un retrait par défaut de 1,25cm que vous pouvez modifier si vous le souhaitez.
Vous validez OK.

UTILISATION

Pour écrire une lettre en utilisant le modèle :
Alt+ F Fichier, validez sur Nouveau,
dans Word 97 ou 2000 validez sur l’icône qui porte le nom que vous avez choisi ;
dans Word XP ou 2003 Tab jusqu’à « Modèles généraux » ou « sur mon ordinateur », selon les versions, validez ;
puis validez sur le modèle qui vous intéresse.

Le document s’ouvre avec votre présentation, vous allez à la fin de la première ligne, vous devez vous trouver derrière « le : » ,
vous tapez la date puis vous descendez jusqu’à la ligne 7 et vous tapez l’adresse du destinataire.
Quand l’adresse est tapée flèche bas ;
Ensuite vous tapez entrée pour créer cinq ou six lignes avant d’écrire le titre (Madame, Mademoiselle ou Monsieur).
Encore deux ou trois lignes et vous pouvez écrire.

J’espère que c’est à peu près compréhensible, sinon je suis prêt à apporter des précisions à ceux qui le souhaiteraient.



Rémy Bertrand